Czym jest faktura bez VAT i kto może ją wystawiać?
Faktura bez VAT (zwana również fakturą zwolnioną z VAT) to dokument księgowy wystawiany przez podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Takie faktury są znacznie prostsze w przygotowaniu niż standardowe faktury z VAT, jednak muszą spełniać określone wymogi formalne, aby zostały uznane przez organy podatkowe.
Prawo do wystawiania faktur bez VAT przysługuje przede wszystkim:
- Podatnikom korzystającym ze zwolnienia podmiotowego z VAT (gdy wartość sprzedaży nie przekroczyła 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym)
- Podatnikom korzystającym ze zwolnienia przedmiotowego (gdy prowadzą działalność zwolnioną z VAT na podstawie konkretnych przepisów)
- Osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną (gdy miesięczne przychody nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia)
- Rolnikom ryczałtowym
Pamiętaj, że zwolnienie z VAT to nie to samo co zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur! Nawet jako podmiot zwolniony z VAT masz obowiązek wystawić fakturę, jeśli zażąda tego klient.
Obowiązkowe elementy faktury bez VAT
Faktura bez VAT musi zawierać określone elementy, aby była zgodna z przepisami. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, faktura zwolniona powinna zawierać:
- Datę wystawienia
- Numer faktury (kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii)
- Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
- NIP sprzedawcy i nabywcy (jeśli nabywca jest podatnikiem)
- Datę sprzedaży lub datę otrzymania zapłaty (jeśli różni się od daty wystawienia)
- Nazwę towaru lub usługi, ich ilość i jednostkę miary
- Cenę jednostkową netto
- Wartość sprzedaży netto
- Podstawę prawną zwolnienia z VAT
Podstawa prawna zwolnienia z VAT to kluczowy element, który musi znaleźć się na fakturze bez VAT. Najczęściej stosowane są:
- „Zwolnione z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT” – dla zwolnienia podmiotowego
- „Zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. [odpowiedni punkt] ustawy o VAT” – dla zwolnienia przedmiotowego
Jak prawidłowo wystawić fakturę bez VAT – krok po kroku
Wystawienie faktury bez VAT jest stosunkowo proste, gdy znasz wszystkie wymagane elementy. Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję:
Krok 1: Przygotowanie dokumentu
Możesz skorzystać z:
- Gotowego wzoru faktury bez VAT (dostępnego do pobrania na końcu artykułu)
- Programu do fakturowania (wiele darmowych aplikacji dostępnych online)
- Własnego szablonu stworzonego w programie Word lub Excel
Krok 2: Wypełnienie danych sprzedawcy i nabywcy
Wprowadź kompletne dane:
- Pełną nazwę firmy lub imię i nazwisko
- Dokładny adres siedziby lub miejsca zamieszkania
- NIP (lub PESEL w przypadku działalności nierejestrowanej)
Krok 3: Uzupełnienie informacji o sprzedaży
Wypełnij:
- Numer faktury (np. 1/01/2023 – gdzie 1 to kolejny numer faktury, 01 to miesiąc, a 2023 to rok)
- Miejsce i datę wystawienia faktury
- Datę sprzedaży (może być tożsama z datą wystawienia)
- Formę płatności (przelew, gotówka, karta) i termin płatności
Krok 4: Wprowadzenie pozycji na fakturze
Dla każdego towaru lub usługi podaj:
- Nazwę (dokładny, jednoznaczny opis)
- Ilość i jednostkę miary (sztuki, godziny, komplety)
- Cenę jednostkową netto
- Wartość netto (ilość × cena jednostkowa)
Krok 5: Dodanie informacji o zwolnieniu z VAT
Koniecznie umieść odpowiednią adnotację o zwolnieniu z VAT, np.:
- „Zwolnione z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”
- Lub inną podstawę prawną odpowiednią dla Twojej sytuacji
Krok 6: Podsumowanie i podpis
Na końcu faktury:
- Zsumuj wszystkie wartości netto
- Możesz dodać kwotę słownie (np. „Do zapłaty: pięćset złotych 00/100”)
- Podpisz fakturę (podpis nie jest obowiązkowy, ale zwiększa wiarygodność dokumentu)
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
Wystawiając faktury zwolnione z VAT, warto unikać typowych błędów, które mogą prowadzić do problemów podczas kontroli skarbowej:
Brak podstawy prawnej zwolnienia – to jeden z najczęstszych błędów. Zawsze umieszczaj dokładną podstawę prawną zwolnienia z VAT, powołując się na konkretny artykuł ustawy.
Nieprawidłowe oznaczenie stawki VAT – na fakturze bez VAT nie powinno być kolumny „VAT” ani stawki „0% VAT”. Prawidłowe oznaczenie to „zwolnione z VAT” lub „zw.”. Unikaj wszelkich odniesień do stawek procentowych.
Brak numeru faktury lub nieprawidłowa numeracja – każda faktura musi mieć unikalny numer. Warto stosować ciągłą numerację w ramach roku podatkowego, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i księgowości.
Niepełne dane sprzedawcy lub nabywcy – zawsze podawaj kompletne informacje, włącznie z NIP-em (jeśli nabywca jest podatnikiem). Brak tych danych może skutkować zakwestionowaniem faktury.
Jeśli wystawiasz fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie musisz umieszczać jej NIP-u. Wystarczą dane osobowe i adres. Możesz jednak poprosić o te dane, jeśli klient zamierza wykorzystać fakturę do celów służbowych.
Faktura bez VAT dla różnych form działalności
Zasady wystawiania faktur bez VAT mogą się nieco różnić w zależności od formy prowadzonej działalności:
Dla działalności nierejestrowanej
Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną (przychody do 50% minimalnego wynagrodzenia), możesz wystawiać faktury bez VAT. W takim przypadku:
- Zamiast NIP-u podaj swój PESEL
- Jako podstawę prawną zwolnienia możesz wpisać: „Sprzedaż dokonana przez podatnika zwolnionego od podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”
- Nie musisz rejestrować się jako podatnik VAT ani składać deklaracji VAT
Dla podatników na ryczałcie
Bycie na ryczałcie ewidencjonowanym nie zwalnia automatycznie z VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (np. ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży), wystawiasz faktury bez VAT tak samo jak inni zwolnieni podatnicy. Pamiętaj, że ryczałt dotyczy podatku dochodowego, a nie podatku VAT – to dwa odrębne systemy podatkowe.
Dla rolników ryczałtowych
Rolnicy ryczałtowi mogą wystawiać faktury bez VAT, podając jako podstawę prawną art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. W przypadku sprzedaży produktów rolnych mogą też wystawiać faktury RR, które są specyficzną formą dokumentowania transakcji w rolnictwie, umożliwiającą nabywcy odliczenie zryczałtowanego zwrotu podatku.
Darmowy wzór faktury bez VAT do pobrania
Aby ułatwić Ci wystawianie faktur bez VAT, przygotowaliśmy darmowy wzór w formacie PDF, który możesz pobrać i wykorzystać w swojej działalności. Wzór zawiera wszystkie wymagane prawem elementy i jest gotowy do wypełnienia – wystarczy wpisać swoje dane i informacje o sprzedaży.
Wzór faktury bez VAT zawiera:
- Pola na dane sprzedawcy i nabywcy
- Miejsce na numer faktury i daty
- Tabelę na pozycje sprzedaży z automatycznym sumowaniem
- Informację o zwolnieniu z VAT z miejscem na wpisanie odpowiedniej podstawy prawnej
- Miejsce na podpis i dodatkowe adnotacje
Pamiętaj, że wzór faktury to tylko szablon – zawsze dostosuj go do specyfiki swojej działalności i upewnij się, że zawiera wszystkie wymagane prawem elementy. Warto również zachować kopię każdej wystawionej faktury na potrzeby księgowości i ewentualnej kontroli.
Wystawianie faktur bez VAT nie musi być skomplikowane. Znając podstawowe zasady i mając odpowiedni wzór, możesz szybko i bezpiecznie dokumentować swoje transakcje, unikając problemów z organami podatkowymi. Regularnie sprawdzaj też aktualne przepisy, ponieważ wymogi dotyczące faktur mogą się zmieniać w związku z nowelizacjami ustaw podatkowych.