Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami fiskalnymi, wśród których szczególne miejsce zajmuje ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza rozpoczynających działalność, kwestia ta rodzi liczne pytania: kiedy dokładnie pojawia się obowiązek posiadania kasy fiskalnej, jakie są wyjątki od tej reguły i czy można uzyskać jakieś ulgi? W niniejszym artykule przybliżymy najważniejsze aspekty związane z obowiązkiem stosowania kas fiskalnych, wyjaśnimy aktualne przepisy oraz przedstawimy praktyczne wskazówki, które pomogą Ci uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji finansowych.
Podstawy prawne dotyczące kas fiskalnych
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych wynika z ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obecnie obowiązuje rozporządzenie z dnia 28 grudnia 2021 r., które szczegółowo określa zakres zwolnień oraz warunki konieczne do spełnienia, aby z tych zwolnień skorzystać.
Kasa fiskalna to urządzenie służące do rejestrowania sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Kluczowa informacja: obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy wyłącznie transakcji B2C (business-to-consumer), czyli sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Transakcje B2B (business-to-business), czyli między przedsiębiorcami, nie podlegają obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej, ponieważ są zwykle dokumentowane fakturami.
Kiedy przedsiębiorca musi zainstalować kasę fiskalną?
Istnieją trzy główne sytuacje, w których przedsiębiorca jest zobowiązany do zainstalowania kasy fiskalnej:
Przekroczenie limitu obrotów
Podstawowym kryterium jest przekroczenie limitu obrotów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Aktualnie limit ten wynosi 20 000 zł netto w skali roku podatkowego. Po jego przekroczeniu przedsiębiorca ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie.
Dla nowych przedsiębiorców limit jest obliczany proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Na przykład, jeśli rozpoczynasz działalność w lipcu, limit za ten rok wyniesie 10 000 zł (20 000 zł × 6/12 miesięcy). Warto więc dokładnie monitorować swoje obroty, zwłaszcza gdy zbliżasz się do granicy limitu.
Sprzedaż towarów i usług z katalogu obligatoryjnego
Niektóre rodzaje działalności wymagają posiadania kasy fiskalnej od pierwszej transakcji, niezależnie od wysokości obrotów. Do tej kategorii należą m.in.:
- Sprzedaż napojów alkoholowych, wyrobów tytoniowych, perfum
- Usługi gastronomiczne
- Usługi fryzjerskie i kosmetyczne
- Naprawa pojazdów i części motoryzacyjnych
- Usługi prawnicze
- Usługi medyczne świadczone przez lekarzy i dentystów
- Usługi związane z zakwaterowaniem (np. hotele, pensjonaty)
Pełna lista znajduje się w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów. Co istotne, jeśli prowadzisz różnorodną działalność i choć jedna z oferowanych przez Ciebie usług wymaga kasy fiskalnej od pierwszej transakcji, obowiązek ten dotyczy całej Twojej działalności gospodarczej.
Przyjmowanie płatności za pomocą określonych metod
Od 2022 roku wprowadzono nowy wymóg – przedsiębiorcy, którzy akceptują płatności za pomocą kart płatniczych, BLIK-a lub innych elektronicznych instrumentów płatniczych, są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej online, która umożliwia integrację z terminalem płatniczym. Dotyczy to również przedsiębiorców korzystających z programu Polski Ład i oferujących klientom możliwość płatności bezgotówkowych. Ta zmiana ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zapewnienie lepszej kontroli nad transakcjami bezgotówkowymi.
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą posiadać kasę fiskalną. Przepisy przewidują pewne kategorie działalności, które są zwolnione z tego obowiązku:
Zwolnienia przedmiotowe
Niektóre rodzaje działalności są całkowicie zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotów. Należą do nich m.in.:
- Dostawa towarów i usług, które są dokumentowane fakturami
- Sprzedaż wysyłkowa (pod pewnymi warunkami)
- Usługi transportowe osób taksówkami
- Dostawa energii elektrycznej, cieplnej, gazu i wody
- Usługi telekomunikacyjne
Warto dokładnie przeanalizować, czy Twoja działalność kwalifikuje się do zwolnienia, ponieważ może to znacząco zmniejszyć koszty prowadzenia firmy, szczególnie na początku jej funkcjonowania.
Działalność nierejestrowana
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną (tzw. działalność nieewidencjonowaną) nie mają obowiązku posiadania kasy fiskalnej, pod warunkiem że ich przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie. W 2023 roku limit ten wynosi około 2700 zł miesięcznie. Jest to dobre rozwiązanie dla osób testujących swój pomysł na biznes lub dorabiających dodatkowo do etatu.
Ulgi i dofinansowania związane z kasami fiskalnymi
Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy instalują kasę fiskalną, mogą skorzystać z ulgi podatkowej. Polega ona na możliwości odliczenia 90% ceny zakupu kasy (nie więcej niż 700 zł) od podatku należnego VAT. W przypadku kas online kwota ta również wynosi do 700 zł, co stanowi znaczącą pomoc, szczególnie dla małych firm.
Aby skorzystać z ulgi, należy spełnić następujące warunki:
- Złożyć wniosek o zwrot za kasę fiskalną do właściwego urzędu skarbowego
- Rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej nie później niż w obowiązującym terminie
- Posiadać dowód zakupu kasy
- Mieć kasę zarejestrowaną w urzędzie skarbowym
Zwrot za kasę fiskalną przysługuje tylko podatnikom VAT czynnym. Podatnicy zwolnieni z VAT nie mogą skorzystać z tej ulgi.
Warto pamiętać, że ulga przysługuje tylko przy pierwszym zakupie kasy fiskalnej. Jeśli wymieniasz starą kasę na nową, nie możesz ponownie skorzystać z odliczenia, nawet jeśli wymiana jest spowodowana zmianą przepisów.
Konsekwencje braku kasy fiskalnej
Nieprzestrzeganie obowiązku posiadania kasy fiskalnej może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. W przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy, że przedsiębiorca nie ewidencjonuje sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, mimo takiego obowiązku, może zostać nałożone dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
Ponadto, zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym, niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej lub niewydanie paragonu fiskalnego stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny. Kontrole urzędów skarbowych w tym zakresie są coraz częstsze, a kary mogą znacząco obciążyć budżet firmy, dlatego warto zadbać o prawidłowe wywiązywanie się z tego obowiązku.
Podsumowanie
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest istotnym aspektem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zależy on od rodzaju prowadzonej działalności, wysokości obrotów oraz metod przyjmowania płatności. Kluczowe jest regularne śledzenie zmian w przepisach, gdyż lista działalności objętych obowiązkiem ewidencjonowania oraz zwolnionych z tego obowiązku może ulegać modyfikacjom.
Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej warto dokładnie przeanalizować, czy będzie ona podlegać obowiązkowi posiadania kasy fiskalnej, a jeśli tak, to od kiedy. W razie wątpliwości najlepiej skonsultować się z doradcą podatkowym lub bezpośrednio z urzędem skarbowym. Właściwe podejście do tego tematu pozwoli Ci nie tylko uniknąć kar finansowych, ale również profesjonalnie obsługiwać klientów, co z pewnością przełoży się na lepszy wizerunek Twojej firmy.