Niezapłacone faktury to częsty problem w obrocie gospodarczym, który pociąga za sobą nie tylko konsekwencje handlowe, ale również podatkowe. Dla przedsiębiorców kluczowe jest zrozumienie, jak brak płatności od kontrahenta wpływa na ich obowiązki wobec fiskusa. W niniejszym artykule wyjaśnimy, jakie skutki podatkowe niesie za sobą niezapłacona faktura, zarówno w kontekście podatku VAT, jak i podatków dochodowych, oraz jakie kroki można podjąć, aby zminimalizować negatywne konsekwencje.
Niezapłacona faktura a podatek VAT
Jednym z najważniejszych aspektów podatkowych związanych z niezapłaconymi fakturami jest kwestia podatku VAT. Sprzedawca ma obowiązek odprowadzić VAT do urzędu skarbowego w momencie wystawienia faktury, niezależnie od tego, czy otrzymał zapłatę od kontrahenta. Może to prowadzić do poważnych problemów z płynnością finansową, szczególnie w przypadku małych przedsiębiorstw.
Przepisy przewidują jednak mechanizm, który pozwala na odzyskanie podatku VAT od niezapłaconych faktur. Jest to tzw. ulga na złe długi. Umożliwia ona skorygowanie podatku należnego przez sprzedawcę, jeśli nie otrzymał zapłaty w ciągu 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze.
Ulga na złe długi: sprzedawca może skorygować podatek należny VAT, jeśli nie otrzymał zapłaty w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności, a na dzień złożenia deklaracji wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta.
Aby skorzystać z ulgi na złe długi, sprzedawca musi spełnić kilka warunków:
- Dłużnik na dzień dostawy towaru lub świadczenia usługi oraz na dzień poprzedzający złożenie korekty deklaracji musi być czynnym podatnikiem VAT
- Od daty wystawienia faktury nie może upłynąć więcej niż 3 lata
- Wierzyciel i dłużnik nie mogą być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji
Z kolei nabywca, który nie zapłacił za fakturę, ma obowiązek skorygować odliczony wcześniej podatek VAT naliczony. Musi to zrobić w rozliczeniu za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. Jest to mechanizm symetryczny, zapewniający równowagę w systemie podatkowym.
Wpływ niezapłaconych faktur na podatek dochodowy
W przypadku podatków dochodowych (PIT i CIT) sytuacja jest nieco bardziej złożona. Dla wierzyciela (sprzedawcy) przychód podatkowy powstaje zazwyczaj w momencie wystawienia faktury, niezależnie od otrzymania zapłaty. Natomiast dłużnik (nabywca) może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu już w momencie otrzymania faktury.
Przepisy przewidują jednak mechanizm korygujący te zasady w przypadku niezapłaconych faktur:
Obowiązki wierzyciela (sprzedawcy)
Wierzyciel może skorzystać z tzw. ulgi na złe długi w podatku dochodowym. Pozwala ona na zmniejszenie podstawy opodatkowania o wartość wierzytelności, jeśli nie została ona uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności.
Korektę przeprowadza się w zeznaniu podatkowym za rok, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. Jeśli po dokonaniu korekty wierzytelność zostanie uregulowana, sprzedawca będzie musiał odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła zapłata.
Obowiązki dłużnika (nabywcy)
Dłużnik, który nie uregulował zobowiązania w terminie 90 dni od daty upływu terminu płatności, ma obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania o kwotę nieuregulowanego zobowiązania. Innymi słowy, musi wyłączyć niezapłaconą fakturę z kosztów uzyskania przychodów, co skutkuje wyższym podatkiem dochodowym.
Dłużnik ma obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania (lub zmniejszyć stratę) o kwotę zobowiązania, które nie zostało uregulowane w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności.
Jeśli po korekcie dłużnik ureguluje zobowiązanie, będzie mógł ponownie uwzględnić wydatek w kosztach uzyskania przychodów w rozliczeniu za okres, w którym dokonał zapłaty. Dzięki temu system zachowuje spójność i sprawiedliwość podatkową.
Zgłaszanie niezapłaconych faktur do urzędu skarbowego
Wierzyciel, który chce skorzystać z ulgi na złe długi, musi odpowiednio udokumentować swoją sytuację przed urzędem skarbowym:
1. W przypadku podatku VAT – korekta deklaracji VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług. Należy wykazać korektę w odpowiedniej pozycji deklaracji oraz dołączyć niezbędne załączniki.
2. W przypadku podatku dochodowego – informacja o uldze na złe długi w zeznaniu rocznym. Od 2020 roku wprowadzono specjalne formularze do wykazywania ulgi na złe długi w podatkach dochodowych (załączniki do zeznań rocznych).
Warto pamiętać, że skorzystanie z ulgi na złe długi nie zwalnia wierzyciela z obowiązku dochodzenia należności od dłużnika. Urząd skarbowy może zweryfikować, czy wierzyciel podjął próby odzyskania należności, dlatego należy zachować dokumentację potwierdzającą działania windykacyjne.
Praktyczne kroki przy niezapłaconych fakturach
Przedsiębiorca, który nie otrzymał zapłaty za wystawioną fakturę, powinien podjąć następujące działania:
1. Monitorowanie terminów płatności – regularne sprawdzanie, które faktury nie zostały opłacone w terminie. Warto wdrożyć system przypominający o zbliżających się i przekroczonych terminach płatności.
2. Kontakt z dłużnikiem – próba polubownego rozwiązania problemu, wysłanie wezwania do zapłaty. Często pierwszym krokiem powinien być telefon do kontrahenta, a następnie formalne wezwanie do zapłaty wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
3. Dokumentowanie działań windykacyjnych – zachowanie dowodów podjętych prób odzyskania należności, takich jak kopie wezwań do zapłaty, potwierdzenia nadania korespondencji, notatki z rozmów telefonicznych.
4. Skorzystanie z ulgi na złe długi – po upływie 90 dni od terminu płatności. Należy pamiętać o terminowym złożeniu odpowiednich korekt deklaracji podatkowych.
5. Rozważenie dalszych kroków windykacyjnych – skierowanie sprawy na drogę sądową, sprzedaż wierzytelności firmie windykacyjnej lub skorzystanie z usług profesjonalnego podmiotu zajmującego się windykacją należności.
Faktury korygujące a niezapłacone należności
W niektórych przypadkach wierzyciel może rozważyć wystawienie faktury korygującej, np. gdy dojdzie do porozumienia z dłużnikiem w sprawie anulowania transakcji. Warto jednak pamiętać, że:
1. Faktura korygująca do zera powinna być wystawiona tylko w uzasadnionych przypadkach (np. zwrot towaru, anulowanie usługi, błąd w pierwotnej fakturze). Nie należy wystawiać faktury korygującej wyłącznie z powodu braku zapłaty – od tego jest właśnie mechanizm ulgi na złe długi.
2. Samo wystawienie faktury korygującej nie zwalnia z obowiązku podatkowego, jeśli pierwotna transakcja faktycznie miała miejsce. Organy podatkowe mogą zakwestionować taką korektę, jeśli nie ma ona uzasadnienia gospodarczego.
3. Wystawienie faktury korygującej wymaga udokumentowania przyczyny korekty. Warto zachować korespondencję z kontrahentem potwierdzającą okoliczności uzasadniające korektę, protokoły zwrotu towaru lub inne dokumenty potwierdzające zasadność korekty.
Podsumowanie
Niezapłacone faktury stanowią poważne wyzwanie dla przedsiębiorców, wpływając zarówno na płynność finansową, jak i na obowiązki podatkowe. Kluczowe zasady, o których należy pamiętać:
– W podatku VAT można skorzystać z ulgi na złe długi po 90 dniach od terminu płatności, co pozwala odzyskać odprowadzony wcześniej podatek
– W podatkach dochodowych wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania, a dłużnik ma obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania o kwotę nieuregulowanego zobowiązania
– Skorzystanie z ulg podatkowych wymaga spełnienia określonych warunków i właściwego udokumentowania
– Niezależnie od aspektów podatkowych, warto podejmować systematyczne działania zmierzające do odzyskania należności
Odpowiednie zarządzanie niezapłaconymi fakturami pozwala zminimalizować negatywne skutki podatkowe i finansowe, jakie niesie za sobą nierzetelność kontrahentów. Regularne monitorowanie płatności, szybka reakcja na opóźnienia oraz znajomość mechanizmów podatkowych to klucz do skutecznego radzenia sobie z problemem niezapłaconych faktur w prowadzonej działalności gospodarczej.